Datenschutzerklärung

Fassung 26.10.2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Bitformerei – Michael Brandt, Lembergerstr. 28, 71546 Aspach, Deutschland; E-Mail: info@bitformerei.de. Datenschutzanfragen können an diese E-Mail-Adresse gerichtet werden.

2. Geltungsbereich und Rollen

Diese Hinweise gelten für bitformerei.de, die Geschäftsabwicklung von Bitformerei sowie BitOffice, netDesk und BitBooks, soweit Bitformerei die jeweilige Datenverarbeitung selbst verantwortet. Für Daten, die wir ausschließlich nach Weisung eines Auftraggebers verarbeiten, kann dieser datenschutzrechtlich verantwortlich sein; ergänzend gelten dessen Datenschutzhinweise und gegebenenfalls ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Bei einem Erwerb über einen fremden Händler oder dessen Shop können der Händler und Bitformerei eigenständige Verantwortliche für jeweils unterschiedliche Prozesse sein. Der konkrete Datenfluss hängt vom Verkaufsweg und den vereinbarten Rollen ab.

3. Rechtsgrundlagen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Durchführung von Verträgen und vorvertraglichen Maßnahmen mit natürlichen Personen, etwa Bestellungen, Lizenzbereitstellung und Kundenservice. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere der Rechnungslegung und Aufbewahrung. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen an Betriebssicherheit, Missbrauchsvermeidung, Lizenznachweisen und der Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche, soweit nicht Interessen und Rechte betroffener Personen überwiegen. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: eine gesondert eingeholte Einwilligung, soweit erforderlich, etwa für optionale Technologien.

Bei Kontaktdaten von Mitarbeitenden eines Geschäftskunden kann die Verarbeitung insbesondere auf berechtigten Interessen beruhen, nicht automatisch auf einem unmittelbaren Vertrag mit dieser Person.

4. Website, Hosting und Serverprotokolle

Die öffentliche Website wird bei der united-domains GmbH, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg, Deutschland, gehostet. Beim Abruf werden je nach Dienst und Einstellung technische Informationen wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browser, Betriebssystem, Statuscode und Datenmenge verarbeitet, um die Website bereitzustellen, Störungen zu beheben und Angriffe zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die konkreten Log-Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem gebuchten Produkt und dessen Konfiguration.

Zwischen Bitformerei und united-domains besteht ein am 14. Januar 2026 abgeschlossener Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die vertraglichen Angaben zu Löschung, Aufbewahrung, möglichen Unterauftragnehmern und Datensicherung beziehen sich auf die jeweils tatsächlich erfassten Dienste; sie gelten nicht automatisch für jede andere Bitformerei-Anwendung. Weitere technische Hostingumgebungen sind je nach Softwareprodukt möglich.

5. Cookies, lokale Speicherung und externe Dienste

Auf der öffentlichen Bitformerei-Website werden nach derzeitiger Anbieterbeschreibung keine Google Fonts, keine externen Werbetracker und keine externen Analysedienste eingesetzt. Eine lokal gespeicherte Information (Local Storage: bf-privacy-notice-seen-v1) merkt sich, ob der Datenschutzhinweis bereits bestätigt wurde. Soweit unbedingt erforderliche Zugriffe auf Endgeräte stattfinden, werden diese anhand des § 25 TDDDG beurteilt.

In Portalen und bei geschützten Downloads können technisch erforderliche Sitzungsinformationen oder Cookies zum sicheren Login eingesetzt werden. Für zusätzliche optionale Statistik-, Marketing- oder Drittanbieterdienste wird erforderlichenfalls vorab eine Einwilligung eingeholt; Umfang und eingesetzte Dienste sind vor Aktivierung konkret zu dokumentieren.

6. E-Mail, Angebote und Support

Bei Anfragen und geschäftlicher Kommunikation verarbeiten wir insbesondere Namen, Kontaktdaten, Nachrichteninhalte, Angebot-/Auftragsdaten, technische Angaben und dokumentierte Bearbeitungsschritte. Dies dient der Anfragebearbeitung, Vertragserfüllung, Dokumentation und gegebenenfalls Anspruchsprüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c beziehungsweise f DSGVO). Für die Zustellung von E-Mails können E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden.

7. Kundenportale und Benutzerkonten

Kundenportale von Bitformerei können registrierte Benutzer, Berechtigungen, persönliche Inhalte und Dokumente bereitstellen. Dazu werden gegebenenfalls Name, E-Mail-Adresse, Kontozuordnung, Benutzerrolle, Passwort-Hash, Sitzungsdaten, Sicherheitstoken, Anmeldungen und Änderungsereignisse verarbeitet, um sichere Zugänge und die vertraglich vereinbarten Leistungen zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise f DSGVO.

8. BitOffice – Verwaltung, Abrechnung und Portale

BitOffice verarbeitet je nach Geschäftsvorgang Kunden- und Ansprechpartnerdaten, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen, Mahnungen, Gutscheine, Lagerinformationen, unterschriebene Leistungsnachweise, Kundendokumente und Dokumentenabrufe. Es kann Benachrichtigungen über E-Mail versenden und hierfür Empfänger, Sendezeitpunkt sowie Versandstatus dokumentieren. Die Verarbeitung erfolgt zur Geschäftsabwicklung, Dokumentation und Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO).

9. netDesk – Netzwerke und Projektdokumentation

netDesk verwaltet je nach Projekt Kunden-, Raum-, Standort-, Geräte- und Netzwerkdaten sowie Kontakte, IP-Adressen, Benutzerrollen, Projektunterlagen und technische Zugangsinformationen. Gegebenenfalls werden technische Statusmeldungen und relevante Änderungen protokolliert. Werden personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, ist die jeweilige Rollenverteilung und ein erforderlicher Auftragsverarbeitungsvertrag zu klären. Die Ablage von Zugangsdaten sollte auf das notwendige Minimum beschränkt bleiben.

10. BitBooks – Bestellungen und persönliche Lizenzvergabe

Über BitBooks können digitale Publikationen personalisiert, lizenziert und für berechtigte Nutzer bereitgestellt werden. Dabei können – abhängig vom konkreten Verkaufskanal – folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Vor- und Nachname der lizenzierten Person, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Anschrift und Rechnungsdaten, Bestell- und Produktdaten, Zahlstatus beziehungsweise Kaufnachweis, Lizenzkennung, Ausstellungs- und Bereitstellungsdatum, Lizenzart, Lizenzstatus und erforderliche Supportvorgänge.

Bei der Erstellung einer personenbezogenen PDF-Ausgabe können der Lizenznehmername, eine eindeutige BitBooks-Kennung sowie das Ausstellungsdatum (TT.MM.JJJJ) sichtbar in die Datei eingebettet werden. Wer diese Datei erhält, kann die darin sichtbaren Lizenzangaben lesen. Wir empfehlen, solche Dateien nur autorisierten Personen zur Verfügung zu stellen. Zweck der Kennzeichnung ist die Nachvollziehbarkeit der Lizenzzuordnung und der Schutz vor unberechtigter Weitergabe.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bestellung, Bereitstellung und Verwaltung der persönlichen Lizenz insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungs- und Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; für eine auf konkrete Verdachtsfälle begrenzte Missbrauchsprüfung und Rechtsverfolgung gegebenenfalls nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigtes Interesse ist die Verhinderung unrechtmäßiger Verbreitung geschützter Werke und die Absicherung berechtigter Ansprüche.

Soweit BitBooks technisch tatsächlich Download-, Änderungs-, Versand- oder Zugriffsereignisse protokolliert, können die jeweils erforderlichen Zeitpunkte, Lizenzkennungen, technische Statusinformationen und gegebenenfalls IP-Adressen verarbeitet werden. Umfang und Speicherfristen müssen vor Produktivbetrieb an der konkreten Implementierung geprüft und veröffentlicht werden. Ein geräteübergreifendes Tracking oder automatisiertes Profiling wird durch diese Hinweise weder vorausgesetzt noch angekündigt.

11. BitBooks – Händler, Zahlungsabwicklung und E-Mail-Versand

Wird ein E-Book über einen Drittshop, etwa einen angebundenen Händler oder ein Shopify-basiertes Shopsystem, erworben, können zur Erzeugung und Zustellung der erworbenen Lizenz die hierfür notwendigen Bestell-, Produkt- und Lizenznehmerdaten an BitBooks übermittelt werden. Umgekehrt können Statusinformationen über Lizenzbereitstellung und Auslieferung zurück an den beteiligten Händler gehen. Die konkrete Verantwortlichkeit, Dienstleisterliste und eine mögliche Drittlandübermittlung hängen vom tatsächlich genutzten Verkaufskanal und dessen Konfiguration ab.

Für die Zahlungsabwicklung und den Versand können die vom jeweiligen Shop angegebenen Zahlungs-, Hosting- und E-Mail-Dienstleister eingesetzt werden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch eigenständig verantwortliche Händler und Zahlungsdienstleister sind deren Datenschutzhinweisen zu entnehmen. Soweit solche Dienstleister im Auftrag von Bitformerei tätig werden, werden erforderliche Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

12. BitBooks – Dauer der Speicherung und Lizenznachweise

Lizenz- und Vertragsdaten werden grundsätzlich gespeichert, soweit sie zur Verwaltung des erworbenen Nutzungsrechts, zur Bearbeitung von Rückfragen und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig sind. Buchungsbelege und Rechnungen unterliegen gegebenenfalls steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen, etwa regelmäßig acht Jahren für Buchungsbelege; für andere Unterlagen können andere Fristen gelten.

Zur Prüfung oder Abwehr konkreter Rechtsansprüche können erforderliche Lizenznachweise unter Beachtung der gesetzlichen Verjährungsregeln vorübergehend länger aufbewahrt werden. Technische Protokolle werden nach zweckangemessenen, in der konkreten BitBooks-Installation festzulegenden Fristen gelöscht oder anonymisiert.

13. Auftragsverarbeitung und Zuständigkeit

Bei einer Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden ist ein nach Art. 28 DSGVO erforderlicher Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. Der mit united-domains bestehende Vertrag regelt nur die von diesem Dienstleister erfasste Verarbeitung für Bitformerei und ersetzt nicht einen gegebenenfalls erforderlichen gesonderten Kunden-AVV.

14. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Zugriff erhalten nur berechtigte Personen und erforderliche Dienstleister, etwa Hosting-, E-Mail-, Shopsystem-, Zahlungs- oder Supportanbieter sowie Steuerberatung oder zuständige Stellen auf gesetzlicher Grundlage. Mögliche Unterauftragnehmer von united-domains sind laut bestehendem AVV je nach Dienst NorthC Deutschland GmbH, IONOS SE, Open-Xchange GmbH und Akamai Technologies GmbH. Die Benennung im Vertrag belegt nicht, dass jeder dieser Dienste bei jeder Verarbeitung genutzt wird.

Übermittlungen außerhalb der EU/des EWR können bei einzelnen Shops, Zahlungsdiensten oder Integrationen vorkommen. Ob und welche Übermittlungen tatsächlich stattfinden, muss für BitBooks und die jeweiligen Händler konkret geprüft und mit geeigneter Rechtsgrundlage sowie Garantien dokumentiert werden.

15. Aufbewahrung, Löschung und Datensicherung

Geschäfts- und Vertragsdaten werden für die notwendige Abwicklung und rechtliche Pflichten vorgehalten. Kontaktkommunikation bleibt gespeichert, soweit sie für Bearbeitung und berechtigte Nachweise erforderlich ist. Konten werden bei Wegfall der Berechtigung deaktiviert und nach Maßgabe von Aufbewahrungs- und Nachweispflichten gelöscht. Protokolle und Backups werden nach den jeweils tatsächlich eingerichteten Zyklen bereinigt.

Für vom united-domains-AVV erfasste Dienste bestehen besondere vertragliche Regeln zur Löschung nach Hosting-Vertragsende und zur regulären Löschung vom Dienstleister angefertigter Sicherungen. Diese stellen keine pauschale Löschfrist für einzelne Bestellungen oder BitBooks-Lizenzen dar.

16. Datensicherheit

Zum Schutz personenbezogener Daten werden dem jeweiligen System entsprechende Maßnahmen vorgesehen, darunter HTTPS, Zugriffs- und Rollenbeschränkungen, Passwortschutz, Sicherheitsprüfungen, gesicherte administrative Zugänge und angemessene Protokollierung. Die konkreten Sicherheitsmaßnahmen und Sicherungsintervalle der einzelnen Anwendungen sind systemabhängig; Aussagen des united-domains-AVV gelten nicht automatisch für andere technische Umgebungen.

17. Bereitstellung von Daten und automatisierte Entscheidungen

Für einen bloßen Websitebesuch müssen keine aktiven Bestandsdaten angegeben werden. Für einen digitalen Kauf sind gegebenenfalls die zur Identifizierung des Lizenznehmers, zur Bereitstellung und zur ordnungsgemäßen Abrechnung erforderlichen Daten notwendig. Werden erforderliche Angaben nicht gemacht, kann die Bestellung beziehungsweise personalisierte Lizenz nicht oder nicht vollständig ausgeführt werden.

Eine allein automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO ist für die hier beschriebenen Funktionen nicht vorgesehen. Auffälligkeiten bei Lizenzkennzeichen dienen allenfalls als Anlass für eine einzelfallbezogene Prüfung, nicht als automatischer Beweis eines Lizenzverstoßes.

18. Rechte betroffener Personen

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Eine Löschung kann eingeschränkt sein, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder vorrangige rechtliche Gründe entgegenstehen.

Beschwerden sind bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde möglich, in Baden-Württemberg insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@bitformerei.de.

19. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich tatsächlich eingesetzte Dienste, Verarbeitungsvorgänge, Rechtsgrundlagen oder Löschfristen ändern. Neue Drittanbieter- oder Analysefunktionen werden vor ihrer Aktivierung datenschutzrechtlich geprüft und gegebenenfalls in diesen Hinweisen ergänzt.